Lublin, 14.09.2018
ZAPYTANIE OFERTOWE NR CDW/4/2018
na dostawę i montaż środków trwałych, na potrzeby realizacji projektu pn. „Utworzenie Centrum rehabilitacji i diagnostyki optometryczno – okulistycznej narządu wzroku” w Lublinie. Zamówienie będzie realizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.
Rozdział 1
CZĘŚĆ OGÓLNA
1. Nazwa (firma) i adres Zamawiającego
1.1. PROOKO Wojciech Krawczyk, Lublin (20-093), ul. Chodźki 3
1.2. Adres strony internetowej: www.opticon-cdw.pl
1.3. Adres poczty elektronicznej Zamawiającego: kontakt@opticon-cdw.pl
1.4. Telefon: 695 378 120
2. Zapytanie ofertowe oraz oznaczenie postępowania
2.1. Zapytanie ofertowe normuje zasady i tryb postępowania, w szczególności w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, warunków uczestnictwa Wykonawców, terminu składania ofert oraz kryteriów i sposobu oceny ofert, w postępowaniu pod nazwą „dostawa i montaż środków trwałych na potrzeby realizacji projektu pn. “Utworzenie Centrum rehabilitacji i diagnostyki optometryczno – okulistycznej narządu wzroku”.
2.2. Dokumenty zawarte w zapytaniu ofertowym mogą być wykorzystane przez Wykonawców wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem, tj. w celu udziału w postępowaniu oraz przygotowania i złożenia oferty i nie mogą być wykorzystywane do innych celów.
2.3. Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: „CDW/4/2018” Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie.
3. Podstawa prawna postępowania
3.1. Do postępowania stosuje się Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Warszawa, 19 września 2016 r., w szczególności pkt. 6.5.1 i 6.5.2. Wytycznych – Zasada konkurencyjności oraz Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Tom II działania wdrażane przez Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie, Lublin, 10 lipca 2017 r. – zwane dalej Wytycznymi.
3.2. Postępowanie będzie prowadzone w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, a także zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych.
3.3. Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny.
3.4 Na podstawie pkt. 8 Wytycznych o których mowa w podpunkcie 3.1, zostaje zastosowany tryb zamówienia niekonkurencyjny („z wolnej ręki”).
4. Etapy postępowania
4.1. Postępowanie składa się z następujących etapów:
4.1.1. Upublicznienie zapytania ofertowego na stronie:
4.1.2. Pytania Wykonawców do treści zapytania ofertowego,
4.1.3. Składanie ofert,
4.1.4. Badanie i ocena złożonych ofert,
4.1.5. Wybór oferty najkorzystniejszej albo unieważnienie postępowania,
4.1.6. Upublicznienie Informacji o udzieleniu zamówienia na stronie: https://opticon-cdw.pl
5. Prawa Zamawiającego
5.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców dotyczących wszystkich elementów złożonej oferty.
6. Koszty udziału w postępowaniu
6.1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z udziałem w postępowaniu.
6.2. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie przewiduje zwrotu Wykonawcom kosztów udziału w postępowaniu.
7. Język postępowania oraz czytelność dokumentów
7.1. Językiem obowiązującym podczas całego przebiegu postępowania jest: język polski oraz w uzasadnionych przypadkach język angielski. Zamawiający nie wymaga tłumaczeń dokumentów i specyfikacji z j. angielskiego na język polski.
7.2. Oferta oraz wszelkie dokumenty składane przez Wykonawców powinno być sporządzone w języku polskim lub w uzasadnionych przypadkach w języku angielskim. Jeśli Wykonawca składa dokumenty sporządzone w innym języku niż polski lub angielski, musi załączyć je w oryginalnym brzmieniu wraz z ich tłumaczeniem na język polski lub angielski. W razie wątpliwości przyjmuje się, że wersje dokumentów w językach: polskim lub angielskim są wersjami wiążącymi w sposób równoważny.
7.3. Oferta oraz każdy inny dokument składany w postępowaniu musi być czytelny i zapisany techniką nieścieralną. W przypadku gdy dokument będzie nieczytelny Zamawiający wezwie Wykonawcę do jego uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień co do jego treści.
8. Źródła finansowania
Przedmiot postępowania jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 3.7 Wzrost konkurencyjności MŚP RPO WL na lata 2014 – 2020 oraz środków własnych.
9. Przedmiot postępowania oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia
9.1. Przedmiotem postępowania jest dostawa i montaż sprzętów i urządzeń do Terapii Widzenia, w tym do dostawy specjalistycznego oprogramowania do prowadzenia Terapii Widzenia wraz z dedykowanymi urządzeniami peryferyjnymi oraz zestawu komputerowego (komputer i monitor ekranowy 3D) niezbędnymi do świadczenia usług rehabilitacji i diagnostyki narządu wzroku, w gabinetach Podmiotu Leczniczego PROOKO Wojciech Krawczyk w Lublinie przy ulicy Chodźki 3.
9.2. Nie dopuszcza się składania ofert na wybrane elementy z zapytania ofertowego
10. Zapytanie ofertowe dotyczy
10.1. Zestaw komputerowy do obsługi oprogramowania do Terapii Widzenia – 1 zestaw
L.p. Parametr Wymagany parametr graniczny Opis/uwagi
1 Monitor ekranowy z funkcją 3D, o przekątnej 46” lub większy z matrycą IPS z 2 szt. okularów elektronicznych typu 3D Tak
2 Komputer w zestawie z bezprzewodową klawiaturą i myszką, o parametrach równoważnych do:
Procesor i7 lub odpowiednik min 7 generacji, liczba rdzeni/wątków: 6/12, Ram 32GB DDR4, Dysk 1,0 T, Dysk SSD 0,5T karta graficzna min. 6GB, czytnik/nagrywarka DVD, wi-fiz, BT najnowszym systemem operacyjnym w wer. Profesjonalnej Tak
CPV 30213000-5 Zestaw komputerowy
Kody uzupełniające:
CPV 30231000-7 Ekrany i konsole komputerowe
11. Termin i miejsce realizacji przedmiotu postępowania
11.1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia do dnia 15.10.2018 r.
11.2. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: PROOKO Wojciech Krawczyk Lublin, ul. Chodźki 3
12. Unieważnienie postępowania
12.1. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli:
– cena najkorzystniejszej oferty przekroczy środki finansowe, które Zamawiający może przeznaczyć na realizację przedmiotu postępowania,
– wystąpiła zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
Rozdział 2
OFERTY
1 . Opis sposobu przygotowania oferty
1.1. Oferta musi zawierać wypełniony i podpisany Formularz oferty zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego.
1.2. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Zamawiający może wezwać Wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą o określony czas. Brak wyrażenia zgody na przedłużenie związania oferta będzie skutkował odrzuceniem złożonej przez Wykonawcę oferty.
1.3. Oferta powinna być przygotowana zgodnie z zakresem objętym niniejszym postępowaniem.
1.4. Oferty mogą być dostarczone:
– za pośrednictwem poczty elektroniczne na adres: kontakt@opticon-cdw.pl
– za pośrednictwem poczty rejestrowanej/kurierem na adres: ul. Chodźki 3, 20-093 Lublin
– bezpośrednio do siedziby firmy na adres: ul. Chodźki 3, 20-093 Lublin
Złożony pakiet dokumentów ofertowych powinien zawierać wraz z wypełnionym i podpisanym Formularzem oferty.
1.5. Oświadczenie o braku powiązań, zgodnie z załącznikiem nr 2 do zapytania ofertowego.
1.6. Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy będących załącznikami do zapytania ofertowego, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.
1.7. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, co oznacza, że musi być podpisana przez Wykonawcę. Zamawiający wymaga, aby ofertę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwem/pełnomocnictwami.
1.8. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc. musi być parafowane przez Wykonawcę lub wyznaczonego Pełnomocnika.
1.9. Zaleca się, aby strony oferty były ze sobą trwale połączone i kolejno ponumerowane. W treści oferty zaleca się umieszczenie informacji o ilości stron.
1.10. Wykonawca odpowiada za kompletność oferty i jej zgodność z wymaganiami zapytania ofertowego.
1.11. Wykonawca może zastrzec w treści oferty informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co, do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Informacje zastrzeżone, jako tajemnica przedsiębiorstwa winny być przez Wykonawcę złożone w oddzielnej kopercie z oznakowaniem „TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA” lub zszyte oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Zamawiający ma prawo badać skuteczność zastrzeżenia dot. zakazu udostępniania informacji zastrzeżonych, jako tajemnica przedsiębiorstwa. Następstwem stwierdzenia bezskuteczności zastrzeżenia będzie ich odtajnienie. Wykonawca nie może zastrzec tajemnicą przedsiębiorstwa informacji zawartych w formularzu oferty.
1.12. Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy, zaadresowane do Zamawiającego na adres: PROOKO Wojciech Krawczyk, ul. Chodźki 3, 20-093 Lublin oraz opisane: „oferta na dostawę i montaż środków trwałych, na potrzeby realizacji projektu pn. „Utworzenie Centrum rehabilitacji i diagnostyki optometryczno – okulistycznej narządu wzroku” w Lublinie.
1.13. W przypadku ofert składanych w wersji elektronicznej:
a) Zamawiający akceptuje pliki z rozszerzeniem .pdf, .doc, .docx, .odt.
b) Zaleca się aby każdy załącznik wielostronicowy był zapisany w jednym pliku,
c) Zaleca się aby każdy załączony plik miał nadaną inną nazwę własną.
1.14. W przypadku problemów technicznych związanych z otwarciem lub wydrukiem e-maila, spowodowanych niezastosowaniem się do zaleceń z punktów b), c) konsekwencje powyższego obciążają Wykonawcę, który oświadcza, iż nie będzie z tego tytułu wysuwał roszczeń względem Zamawiającego.
2. Zmiana oraz wycofanie oferty
2.1. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie pod rygorem nieważności przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak, jak oferta (zgodnie z pkt 1.12 niniejszego rozdziału), a opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: „ZMIANA”.
2.2. Przed upływem terminu składania oferty, Wykonawca może wycofać ofertę. O wycofaniu powinien powiadomić Zamawiającego na piśmie pod rygorem nieważności przed upływem terminu składania oferty. Oświadczenie o wycofaniu oferty winno być opakowane tak, jak oferta (zgodnie z pkt 1.12 niniejszego rozdziału), a opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: „WYCOFANIE”.
3. Opis sposobu obliczania ceny w ofercie
3.1. Formą wynagrodzenia przyjętą przez Zamawiającego będzie wynagrodzenie ryczałtowe.
3.2. Podana w ofercie cena – w zakresie każdej części – ma charakter ryczałtowy i musi być wyrażona w PLN (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku). Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji umowy, choćby zmieniły się koszty poszczególnych jego składników. Oznacza to, że Wykonawca skalkuluje wszystkie potencjalne ryzyka jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, oraz że przewidział właściwą organizację dla bezpiecznego, poprawnego i terminowego zrealizowania przez Wykonawcę zakresu rzeczowego przedmiotu umowy.
3.3. Ceną oferty jest kwota netto wymieniona w Formularzu oferty.
4. Miejsce i termin składania ofert
4.1. Oferty winny być złożone osobiście lub za pośrednictwem przesyłki rejestrowanej pod adresem: PROOKO Wojciech Krawczyk, ul. Chodźki 3, 20-093 Lublin lub przesłane pocztą elektroniczną na adres kontakt@opticon-cdw.pl, w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 24.09.2018 r. do godziny 09:15 .
4.2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie wyznaczonym na ich składanie zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania.
5. Miejsce i termin otwarcia ofert
5.1. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie firmy PROOKO Wojciech Krawczyk, ul. Chodźki 3, 20-093 Lublin, w dniu 24.09.2018 r. o godzinie 09:30
5.2. Otwarcie ofert jest jawne.
5.3. Odczytaniu podlega treść Formularza oferty.
5.4. Podczas otwarcia ofert, Zamawiający wskaże środki finansowe przeznaczone na realizację przedmiotu postępowania.
6. Poprawa założonych ofert
6.1. Zamawiający może poprawić w ofercie, zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona:
6.1.1.oczywiste omyłki pisarskie (widoczne, wbrew zamierzeniu niewłaściwe użycie wyrazu, widocznie mylna pisownia albo widoczne niezamierzone opuszczenie jednego wyrazu), 6.1.2.oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
6.1.3.inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, po uzyskaniu zgody Wykonawcy na poprawę.
7. Weryfikacja wiarygodność złożonych ofert
7.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodność przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji.
8. Wykluczenie Wykonawcy, odrzucenie jego oferty
8.1. Zamawiający wykluczy Wykonawcę:
8.1.1. Który nie spełni warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 1 rozdziału 2 zapytania ofertowego,
8.1.2. Wykonawców powiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
8.1.2.1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
8.1.2.2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
8.1.2.3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
8.1.2.4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
8.2. Zamawiający odrzuca ofertę, w przypadku, gdy:
8.2.1. jej treść będzie niezgodna z treścią zapytania ofertowego, z zastrzeżeniem pkt 6.1.3 powyżej,
8.2.2. jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej
9.1. Wybierając ofertę najkorzystniejszą, Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami (w zakresie każdej z części):
9.1.1. Kryterium nr 1: Cena – waga kryterium 70 %;
9.1.2. Kryterium nr 2: Okres Gwarancji na cały przedmiot zamówienia – waga kryterium 20%;
9.1.3. Kryterium nr 3: Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe – waga kryterium 10%, w tym:
9.2. Zasady oceny kryteriów – opis sposobu obliczania punktacji:
9.2.1. Kryterium nr 1: Cena – według następującego wzoru:
najniższa zaoferowana cena oferty
Ilość punktów = ———————————————— x waga kryterium
cena zaoferowana w badanej ofercie
9.2.1.1. Do oceny przyjmuje się cenę oferty netto (bez podatku VAT)
9.2.1.2. Cena musi uwzględniać dodatkowe zobowiązania podatkowe związane z transgranicznym nabywaniem towarów i usług, w tym tj. akcyza, cło lub równoważne
9.2.1.3. Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba uzyskanych punktów.
9.2.2. Kryterium nr 2: Okres Gwarancji na cały przedmiot zamówienia – według następującego wzoru:
okres udzielonej gwarancji w ofercie
Ilość punktów = ————————————————– x waga kryterium
najdłuższy okres udzielonej gwarancji
9.2.2.1. Okres gwarancji na przedmiot zamówienia musi być podany liczbowo w miesiącach i nie może być krótszy niż 24 miesiące i dłuższy niż 5 lat (wskazanie dłuższego niż 5-letniego okresu gwarancji nie będzie dodatkowo punktowane) licząc od daty sporządzenia protokołu odbioru końcowego bez uwag. W przypadku wskazania okresu gwarancji dłuższego niż 5 lat Wykonawca uzyska maksymalną liczę punków w zakresie wskazanego kryterium nr 2, z zastrzeżeniem, że dla oceny pozostałych ofert, w zakresie kryterium nr 2 –zgodnie z wzorem opisanym powyżej – Zmawiający przyjmie, że Wykonawca zaoferował okres gwarancji wynoszący 5 lat.
9.2.2.2. W przypadku gdy wykonawca zaoferuje okres gwarancji krótszy niż 24 miesiące, oferta wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu.
9.2.2.3. Oferta z najdłuższym okresem gwarancji na przedmiot zamówienia otrzyma największą ilość punktów (z zastrzeżeniem pkt. 9.2.2.1.), pozostałe oferty proporcjonalnie mniej.
9.2.2.4. Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba uzyskanych punktów.
9.2.3. Kryterium nr 3: Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe – według następującego wzoru:
najkrótszy czas reakcji wśród złożonych ofert
Ilość punktów = ———————————————————— x waga kryterium
czas reakcji w badanej ofercie
9.2.3.1. Czas reakcji na zgłoszenie serwisowe musi być podany liczbowo w pełnych godzinach (np. 2h, 4h itp.) i nie może być dłuższy niż 48 godzin.
9.2.3.2. W przypadku gdy wykonawca zaoferuje czas reakcji na zgłoszenie serwisowe dłuższy niż 48 godzin lub czas reakcji na zgłoszenie serwisowe w niepełnych godzinach oferta podlegać będzie odrzuceniu.
9.2.3.3. Oferta z najkrótszym czasem reakcji na zgłoszenie serwisowe otrzyma największą ilość punktów, pozostałe oferty proporcjonalnie mniej.
9.2.3.4. Przyjmuje się, że 1%=1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba uzyskanych punktów.
9.2.4. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o łączną wagę kryteriów równą 100 %.
9.2.5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów (Kryterium nr 1 + Kryterium nr 2 + Kryterium nr 3).
10. Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania
10.1. Dopuszcza się możliwość wydłużenia terminu realizacji zamówienia maksymalnie o 2 tygodnie w przypadku nieprzewidzianych okoliczności.
11. Wykaz załączników do zapytanie ofertowego:
11.1. Załącznik nr 1: Formularz oferty
11.2. Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań
